Human Systems Systemen

Optimale beveiliging met WorkState

WorkState speelt een centrale rol bij Workrate, erkend specialist in het beveiligen van datacenters, havens en logistieke bedrijven. Het systeem biedt een nauwgezet overzicht van alle activiteiten, bevoegdheden en bijzonderheden. “Meten is weten”, zegt Frank ten Berge, manager van de afdeling software development. “Dankzij WorkState kunnen we onze klanten een optimale beveiliging bieden.”

Security gaat veel verder dan beveiligers die een oogje in het zeil houden en af en toe een rondje lopen. Goede beveiliging vergt een combinatie van deskundige medewerkers die precies weten wat ze doen en vlekkeloze systemen en processen. Een belangrijk instrument daarbij is WorkState, waarvan de officiële naam luidt “WorkState – The Security Compliance Suite”. En dat is niet voor niets.

“Met WorkState kun je transparant en aantoonbaar compliant werken aan de voorschriften van de klant door middel van duidelijke vastgelegde werkprocessen”, aldus Ten Berge. “Alles wat tijdens een shift gebeurt, kan worden vastgelegd in WorkState. Is iets wel of niet gedaan? Is het op de juiste manier gedaan door de juiste mensen? Alles is inzichtelijk gemaakt voor zowel klant als beveiligers. Er zijn geen grijze gebieden meer. Dit in combinatie met de professionaliteit van de fysieke beveiliger zorgt ervoor dat een locatie 24/7 optimaal beveiligd is.”


“Dankzij WorkState kunnen we onze klanten een optimale beveiliging bieden”


Incidenten

Een belangrijke functie van WorkState is het aanmaken van taken om incidenten vast te leggen, ook wel tickets genoemd. Zo’n ticket wordt bijvoorbeeld aangemaakt om een ronde te lopen. De beveiliger kan een ‘incident’ vastleggen in de desbetreffende ticket als hij of zij tijdens die ronde iets opvallends signaleert of als er iets gebeurt. WorkState biedt ook de mogelijkheid om bezoekers te registreren, zodat altijd duidelijk is wie en waar precies aanwezig is in een datacenter of andere beveiligde ruimte.

Met WorkState is het verder mogelijk om zelf ‘Work Flows’ aan te maken voor andere processen dan die in het systeem zijn vastgelegd. “Het gaat om een methodiek om aangepaste werkprocessen te maken die beter aansluiten op losse taken die uitgevoerd worden”, zegt Ten Berge. “Op deze manier kun je heel veel verschillende taken goed laten uitvoeren. Ook als die taken aaneengeschakeld zijn maar niet overeenkomen, of los staan van de voorgeschreven werkprocessen.”

 

Digitale Werkinstructies

Alle werkzaamheden (hoe klein ook) worden vastgelegd in losse werkinstructies. Deze beheren we in onze Docs module. Elke werkinstructie heeft een eigen versie nummer en er wordt exact bijgehouden wie wanneer welke wijziging in de werkinstructie accordeert. Zo hebben Workrate beveiligers altijd beschikking over de meest up-to-date werkinstructies die door de juiste personen zijn aangevraagd. De docs module is dus de manier om centraal werkbeschrijvingen, processen en handboeken (documentaties) en wijzigingen vast te leggen.

 

Overige Modules

Verder heeft Workrate de afgelopen jaren op basis van de wensen van de gebruikers meerdere modules ontwikkeld. Altijd met de gedachte om processen inzichtelijk te maken, te versnellen en fail-proof te maken. Uiteraard gefocust op de stromen van goederen, mensen en informatie die langs de beveiliging komt. Klanten van Workrate zijn dus in staat om meer processen bij de beveiliging te leggen. Je kan denken aan:

  • Pakketten module – inboeken, ontvangen en uitgeven van pakketten.
  • Toegangs management – het beheer van klanten, personen en autorisaties op jouw locatie en laat personen digitaal tekenen op een tablet
  • Middelenbeheer – uitgifte en ontvangst van bedrijfsmiddelen en informatie. Van sleutels tot AV-equipment tot rackcodes
  • Werkvergunningen module – het beheren van contrators, certificeringen en het accorderen van werkzaamheden. Meestal met een toegangsaanvraag als gevolg.
  • Checklists – alle informatie, taken en logging bij je tijdens een ronde of een specifieke taak
  • Custom workflows – Maak je eigen process, middelen en accorderings stappen.

 

Dashboard

Workrate heeft ervoor gezorgd dat andere systemen prima kunnen samenwerken met WorkState. “Wij hebben de ‘Directory’ gemaakt, een startpagina in de vorm van een dashboard met alle je benodigde applicaties onder handbereik. Dit betekent dat je in de directory door middel van een Single Sign On meerdere applicaties toevoegen, zodat werknemers nooit meer hoeven te zoeken naar hun applicaties en of wachtwoorden. Hiermee kunnen we het user management ook centraal organiseren. Immers uit de directory, uit alle applicaties. Een extra hulp om compliant te zijn.

 

Systemen Koppelen

In de logistieke- en havensector wordt hard gewerkt aan automatiseren, onder meer met toegangssystemen voor vrachtwagens en dergelijke. Specifieke software zoals die gebruikt wordt in de datacenter branche kan ook aan WorkState worden gekoppeld, aldus Ten Berge. “Wij zijn flexibel. Een van onze klanten werkt naast met de WorkState ook met een pakket van Oracle. Deze systemen werken probleemloos met elkaar. WorkState is ervoor gemaakt om verschillende systemen aan elkaar te koppelen en tot één geheel te maken.” De WorkState is een zogenaamde middle ware oplossing die ervoor zorgt dat je op 1 plek in control bent over al je beveiligingsprocessen en dit transparant wordt. Een belangrijke vraag is welk type gebruiker toegang mag hebben tot deze systemen. Volgens Ten Berge verschilt dit per functie. “Een operationeel manager gebruikt het systeem anders dan een beveiliger. Om die reden wordt binnen de WorkState per persoon een afzonderlijk account aangemaakt waarin de specifieke rechten en toegangsrechten worden vastgelegd.”

 

Controleerbaar

Bij Workrate draait alles om het centrale concept Human Systems, een slimme combinatie van mensen, systemen en processen. “Het systeem dat wij ontwikkelen ondersteunt de andere pijlers van Human Systems, namelijk mens en processen. De (werk)processen moeten gewaarborgd worden. Deze processen worden in het systeem gezet, zodat de beveiliger precies weet wat hij of zij moet doen en op welke juiste manier. Dit maakt het ook controleerbaar. Indien het proces op de juiste manier is ingevoerd, elimineert dat mogelijke fouten die een mens kan maken.”


“Alles is geheel instelbaar naar de specifieke wensen van de klant.”


Transparant

Voor Workrate is transparantie cruciaal. Naast een optimale beveiliging biedt dat de klant ook rust en zekerheid. “Doordat eigenlijk alles wat er gebeurt in het systeem wordt vastgelegd, kan er dus ook op elk moment gecontroleerd worden of het goed is gegaan of niet. Voor een leidinggevende maakt dat de werkzaamheden transparant. Nooit kan er twijfel ontstaan of iets wel of niet is gedaan, want dat is vastgelegd in het systeem. Gegevens die eenmaal zijn ingevoerd, kunnen niet meer verwijderd worden.”

WorkState biedt inzichten aan zowel de klant als aan Workrate zelf. De accountmanager en het Dedicated Team vanuit Workrate doen daar hun voordeel mee. “Zij kunnen zien welke incidenten er zijn geweest en waarmee rekening moet worden gehouden wanneer een shift wordt overgedragen. Dit wordt immers allemaal gedetailleerd vastgelegd en inzichtelijk gemaakt voor elkaar. De accountmanager heeft daarnaast toegang tot de planning software om werkroosters op te stellen met het team.”

 

Notificaties

Met notificaties kunnen klanten, opdrachtgevers en locatiemanagers desgewenst real time op de hoogte blijven over allerlei activiteiten en bijzonderheden. “Deze notificaties zijn geheel instelbaar, want je wilt niet midden in de nacht een bericht krijgen dat bijvoorbeeld een prullenbak niet is geleegd”, zegt Ten Berge. “Maar bij brand is het natuurlijk wel belangrijk om die informatie real time binnen te krijgen in plaats van een dag later, als alles misschien is afgebrand.” Elke ochtend om negen uur een notificatie ontvangen met een overzicht van alle incidenten van de voorgaande avond is uiteraard ook mogelijk. “Alles is geheel instelbaar naar de specifieke wensen van de klant.”

 

Continue Ontwikkeling

Workrate heeft een eigen development team dat continu blijft bouwen aan de WorkState modules. Samen met onze klanten stellen we een roadmap op zodat we klaar zijn voor de toekomst van onze klanten.

 

Ga terug