Workrate fotobeleid
Binnen Workrate hechten wij veel waarde aan uw privacy en zullen wij ons altijd houden aan de relevante wetgeving hieromtrent. Voor het gebruik/opslaan van foto’s zijn er regels. Het is niet toegestaan om foto’s te gebruiken, intern of extern, zonder toestemming van de persoon/personen die via de afbeelding herkenbaar is/zijn.
Wanneer Workrate gebruik maakt van afbeeldingen met identificeerbare personen, houden wij ons altijd aan onze interne regels:
1. Alle foto’s en video’s die u identificeren worden beschouwd als persoonsgegevens.
2. Foto’s gemaakt tijdens interne feesten of bijeenkomsten zoals vergaderingen worden alleen intern gebruikt en opgeslagen, bijvoorbeeld in een interne nieuwsbrief. Wanneer er foto’s worden gemaakt tijdens een intern evenement, wordt u daar vooraf van op de hoogte gesteld. Door aanwezig te zijn, geeft u toestemming om gefotografeerd te worden en dat deze foto’s intern gebruikt mogen worden (bijvoorbeeld: nieuwsbrief).
3. Foto’s mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor de toestemming is verleend.
4. Als wij uw foto willen gebruiken voor publiciteit/commerciële uitjes, communiceren wij dit altijd vooraf met u en vragen wij om schriftelijke toestemming (‘consent’). Wij gebruiken hiervoor een formulier.
5. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken. Hoe u dat kunt doen, leest u hieronder.
Gebruik van afbeeldingen met identificeerbare personen op Workrate websites
Als Workrate foto’s met een medewerker erop gebruikt voor een van haar websites, bijvoorbeeld als achtergrond of omdat iemand een medewerker is die op de ’teampagina’ staat, zal altijd toestemming worden gevraagd voordat de afbeelding wordt gebruikt of gepubliceerd.
Gebruik van beveiligingscamera’s door Workrate (CCTV)
Als werkgever heeft Workrate het recht om gebruik te maken van beveiligingscamera’s (gesloten circuit TV of CCTV) om haar eigendommen en bezittingen te beschermen. Voordat zij dit kan doen, moet zij er zeker van zijn dat er geen andere middelen zijn die minder inbreuk maken op de privacy (“subsidiariteit”). De privacywetgeving verbiedt het gebruik van CCTV voor het controleren van de productiviteit van de activiteiten van werknemers. CCTV kan worden gebruikt voor specifieke gevallen zoals het betrappen van stelende werknemers. In dat geval is Workrate niet verplicht werknemers te informeren over het gebruik van camera’s. Bij het gebruik van camera’s zal Workrate het verzamelen van irrelevante gegevens altijd tot een minimum beperken (‘dataminimalisatie’). De bewaartermijn is niet langer dan 72 uur, behalve in gevallen waarin een langere bewaartermijn vereist is.
Gebruik van beveiligingscamera’s door onze klanten (CCTV)
Tijdens het werken op een locatie van een klant is het ook mogelijk en zelfs waarschijnlijk dat CCTV deel uitmaakt van de veiligheidsmaatregelen die door de klant worden genomen. Wanneer een werknemer ermee instemt om voor een bepaalde klant te werken, is het dus mogelijk dat deze CCTV gebruikt. Toezicht hierop kan zelfs deel uitmaken van de taak van een bewaker aldaar.
Wat te doen als iemand zijn toestemming wil intrekken?
Het is altijd mogelijk dat iemand niet wil dat een foto van hem/haar intern toegankelijk/zichtbaar is voor andere werknemers, ook al heeft hij/zij daar in eerste instantie toestemming voor gegeven. Als iemand bijvoorbeeld een personeelsfeest of een vergadering heeft bijgewoond, heeft Workrate (mogelijk) foto’s gemaakt met alle aanwezigen erop en deze intern opgeslagen.
Alle verzoeken om foto’s of video’s te verwijderen, kunnen worden gestuurd naar compliance@workrate.eu. Alleen de betrokkene zelf kan een verzoek tot verwijdering doen of de toestemming intrekken.